La mesa de sala de reuniones es un elemento de fundamental importancia dentro de una oficina y por ello debe elegirse con el máximo cuidado, para adaptarse a las necesidades específicas de la actividad laboral y del entorno en el que se ubica.
En los últimos años hemos asistido a una auténtica evolución en este mobiliario: hemos pasado de la mesa clásica, elegante y representativa , a una solución más moderna y funcional , capaz de aglutinar y optimizar el trabajo en grupo, un lugar donde se trabaja, pero también se forma, comunicar, crear, compartir opiniones y tareas, así como brindar por los éxitos.
En definitiva, es un mueble multitarea y, como tal, debe cumplir con reglas muy específicas, para representar mejor las características útiles para cada tipo de trabajo que se debe realizar; Además, conviene subrayar que el término sala de reuniones en sí es algo reduccionista: de hecho este tipo de mesa se puede encontrar en salas de conferencias, salas de reuniones, salas de formación y muchas otras, por lo que conviene pensar en qué tipo de sala se trata. será utilizado para.
Consideremos entonces que durante una reunión, cualquiera que sea la actividad laboral de la propia oficina, las intervenciones verbales suelen ir acompañadas de una buena dosis de dinamismo, útil tanto para comunicarse con los distintos participantes como para llegar a la pantalla o pizarra utilizada para ampliar las explicaciones. .
Por tanto la mesa elegida debe garantizar la posibilidad de circulación de todos los participantes en la reunión, ¡y no sólo eso!
Veamos juntos algunos consejos prácticos para elegir la mesa de sala de reuniones que mejor se adapte a las diferentes necesidades, centrándonos más adelante en las características más importantes de este mueble.
Algunos consejos preliminares
Antes de proceder a la elección de la mesa para la sala de reuniones, conviene valorar algunos aspectos importantes.
El primero es, sin duda, el tipo de trabajo que se realiza dentro de la oficina, para determinar qué tipo de reuniones se llevan a cabo. Es posible que se trate de ocasiones formales, como reuniones de directorio, o de reuniones que atañen más al personal de la empresa, como sesiones de trabajo, sesiones de lluvia de ideas, videoconferencias o reuniones de formación.
Consideremos entonces el tamaño de la sala que albergará la mesa: esto se debe a que deberá adaptarse perfectamente al número de asientos, dejando el espacio adecuado para todos los ocupantes.
Teniendo en cuenta que cada puesto de reunión mide aproximadamente 80 cm , también hay que considerar otro aspecto importante, que es el equipamiento tecnológico que debe estar presente sobre la mesa: pantallas, monitores, micrófonos, cámaras y más. Precisamente en función de estos instrumentos, tampoco hay que olvidar la posible presencia de prensaestopas que casi siempre están integrados en la estructura de la mesa.
Otro elemento sobre el que reflexionar es la duración estimada de las reuniones y si los métodos de trabajo son fijos o cambian en función de los participantes. En este caso, de hecho, puede resultar útil pensar en muebles flexibles (como escritorios plegables), que permitan cambiar rápidamente el aspecto general de la habitación.
Por último, pero no menos importante, centrémonos también en la comodidad que debe brindar la sala de reuniones a todos los participantes. Por ejemplo, hablamos de mejorar la acústica de la habitación, utilizando soluciones especiales fonoabsorbentes como paneles, cortinas e incluso alfombras. Todo ello debe hacerse sin descuidar la iluminación, que debe ser adecuada tanto en forma natural como artificial, incluso si se utilizan monitores o se proyectan imágenes.
El papel de la mesa en la imagen corporativa
Es importante en este punto subrayar la centralidad de la sala de reuniones en la imagen de la empresa u oficina.
Actúa en cierto sentido como una tarjeta de visita , dado que casi siempre es el lugar donde se da la bienvenida a un cliente potencial.
Por tanto, no hace falta decir que la decoración de este ambiente no puede dejarse al azar y debe cuidarse hasta el más mínimo detalle, empezando por la elección de la mesa.
Por tanto, la mesa para la sala de reuniones debe representar a la empresa en cuestión, pero también corresponder al estilo predominante de la oficina: puede ser clásica o más moderna, en materiales como el vidrio o el cristal (que son especialmente valiosos), pero también en madera , melamina y policarbonato , un material muy popular en los últimos tiempos gracias a su versatilidad y su particular robustez.
La elección del estilo y del material es completamente subjetiva, pero no debe subestimarse, ya que también contribuye a reforzar la imagen de la empresa que se transmite tanto al personal como a los clientes.
La forma y el tamaño
Las mesas de reuniones pueden tener formas y tamaños muy variables, por lo que la elección puede recaer en diferentes modelos, siempre y cuando se tenga en cuenta el tipo de reunión que se realizará y el número de participantes.
Las mesas de reunión cuentan con al menos 4 puestos , aunque su tamaño también debe elegirse en función de las dimensiones generales de la sala.
La mesa de reunión de 8 plazas , por su tamaño, puede considerarse un cruce entre mesas pequeñas y mesas muy grandes, por lo que es perfecta para ambientes con capacidad no muy grande.
Si el salón lo permite y si hay necesidad de acoger a más personas, es posible optar por mesas de reunión de 10 , 12 e incluso 16 plazas .
Sin embargo, la mesa de reuniones ideal no debe ser ni demasiado pequeña ni demasiado grande, para no distraer si sois pocos o sacrificada si sois más de los esperados; de hecho, debe permitir que todos los ocupantes puedan moverse con facilidad y tener el confort adecuado.
En cuanto a la forma de la mesa, nunca es aleatoria: se prefiere la forma rectangular para reuniones más formales (con una clara división jerárquica, dado que los líderes tienden a ocupar los lados más cortos), mientras que para las operativas se eligen mesas cuadradas o redondas. reuniones, en las que se facilita tanto el contacto visual como la interacción entre los participantes.
Es evidente que no podemos ignorar la situación provocada por la pandemia de Covid-19 cuando se habla del tamaño de la mesa de reunión, que ve nuevos parámetros de seguridad dictados por el distanciamiento interpersonal.
Hay que decir que actualmente muchas reuniones se realizan a través de Internet, pero en cualquier caso es bueno pensar que pronto volveremos a la normalidad, utilizando mesas grandes (para permitir una distancia correcta) y con menos participantes que antes.
El mobiliario de la sala de reuniones.
Todo el mobiliario de la sala de reuniones debe estar estudiado adecuadamente, para permitir a quienes tendrán que trabajar en su interior mantener la concentración adecuada y una buena productividad.
Los ingredientes fundamentales del mobiliario de una sala de reuniones deben ser la multifuncionalidad y la versatilidad .
Se pasan muchas horas en una sala de reuniones, no sólo trabajando, sino también conversando y relajándose en preparación para reuniones más o menos formales; Por tanto, la interacción entre compañeros es importante.
Veamos entonces qué mobiliario es el protagonista de una sala de reuniones.
La mesa , como se mencionó, debe elegirse en función del tamaño de la habitación, permitiendo la máxima libertad de movimiento a los distintos ocupantes. Puede ser rectangular, cuadrado, ovalado o redondo, siempre que garantice una división jerárquica, en su caso, y un buen contacto visual entre todos. Los materiales pueden ser diferentes, siempre y cuando se respete el estilo general de las estancias.
Los asientos , ya sean sillas o sillones , deben garantizar el confort de sus ocupantes, muchas veces incluso durante varias horas consecutivas. Por eso las sillas ergonómicas (como los sillones de oficina Bellelli ) son especialmente adecuadas , ya que proporcionan el soporte adecuado al cuerpo con su forma anatómica que se adapta perfectamente a la curva natural de la espalda. Los asientos de una sala de reuniones pueden equiparse con apoyabrazos, ruedas y otras opciones especiales según su uso. Por ejemplo, las ruedas se recomiendan para tipos de reuniones que implican cierto grado de dinamismo.
Los complementos de decoración completan los puestos de trabajo y optimizan su confort. Hablamos, por ejemplo, de paneles fonoabsorbentes (que tienen una función decorativa pero también acústica), pero también de expositores útiles para organizar el material de reuniones, estanterías y armarios, pero sobre todo de lámparas capaces de garantizar la mejor iluminación posible. .
El estilo de decoración, evidentemente, depende de los gustos personales; Sin embargo, conviene recordar que la elección de los colores es importante: conviene no centrarse en matices como el blanco, el gris o el beige, que pueden transmitir a los trabajadores una sensación de frialdad que puede verse exacerbada por las lámparas de neón.
En su lugar, se recomiendan colores más vivos, como el verde y el azul, ya que son colores capaces de fomentar una sensación general de bienestar, además de mejorar la concentración y la productividad.
Así que puedes optar por mesas con encimeras de colores, o por asientos multicolores, como sillas de policarbonato de colores : lo importante es romper la monotonía con toques de color.
Se puede pensar en muebles clásicos que reflejen el tono general de la empresa, pero también en soluciones más claramente modernas que representen la actitud de progreso: todo debe referirse a la imagen de la propia empresa.
Generalmente se prefieren muebles más modernos , por considerarse más chic y de diseño , además de que garantizan mayor versatilidad y multifuncionalidad de los espacios de trabajo; los propios materiales contribuyen a dar ligereza y armonía a los ambientes, entre ellos el metal, el vidrio y el policarbonato.
En conclusión, la elección de la mesa para la sala de reuniones, al igual que el mobiliario de la sala y otras áreas, merece la debida consideración, ya que debe encajar armoniosamente dentro de la empresa, representándola de la mejor manera posible tanto ante potenciales nuevos clientes, ambos hacia los colaboradores.
Todo debe contribuir a crear el entorno de trabajo ideal, en el que poder concentrarse, interactuar con compañeros y superiores y, cuando sea posible, ¡quizás relajarse un poco!
