Scegliere il tavolo per la sala riunioni

Il tavolo per la sala riunioni è un elemento di fondamentale importanza all'interno di un ufficio e pertanto deve essere scelto con la massima cura, in modo da adattarsi alle specifiche esigenze dell'attività lavorativa e all’ambiente in cui viene inserito.

Negli ultimi anni abbiamo assistito ad una vera e propria evoluzione per quanto riguarda questo arredo: si è passati dal tavolo d'impronta classica elegante e di rappresentanza ad una soluzione più moderna e funzionale, capace di riunire e ottimizzare il lavoro di gruppo, un luogo in cui si lavora, ma si fa anche formazione, si comunica, si crea, si condividono opinioni e mansioni, oltre a brindare agli eventuali successi.

Insomma, è un arredo multitasking e, come tale, deve sottostare a regole ben precise, in modo da rappresentare al meglio le caratteristiche utili per ogni tipo di lavoro che deve essere svolto; inoltre è bene sottolineare che il termine stesso di sala riunioni sia alquanto riduttivo: infatti questo tipo di tavolo può essere presente in sale conferenza, sale meeting, sale corsi e tante altre, quindi è opportuno pensare a che tipo di sala sarà destinato.

Consideriamo poi che durante una riunione, quale che sia l'attività lavorativa dell'ufficio stesso, agli interventi verbali spesso si accompagna una buona dose di dinamicità, utile sia per comunicare con i diversi partecipanti che per raggiungere lo schermo o la lavagna impiegati per ampliare le spiegazioni. 

Quindi il tavolo scelto deve garantire la possibilità dei movimenti di tutti coloro che prendono parte al meeting, e non solo!

Vediamo insieme alcuni consigli pratici per scegliere il tavolo per la sala riunioni più adatto alle diverse esigenze, soffermandoci in seguito sulle caratteristiche più importanti di questo arredo.

Alcuni consigli preliminari

Prima di procedere alla scelta del tavolo per la sala riunioni, si consiglia di valutare alcuni aspetti importanti.

Il primo è sicuramente il tipo di lavoro che si effettua all'interno dell'ufficio, così da determinare che genere di riunioni si svolgono. È possibile che si abbia a che fare con occasioni formali, come ad esempio i consigli di amministrazione, oppure con riunioni che riguardano più strettamente il personale aziendale, tipo sessioni di lavoro, sedute di brainstorming, videoconferenze oppure incontri formativi.


Consideriamo poi la dimensione della stanza che dovrà ospitare il tavolo: questo perché esso si dovrà inserire alla perfezione rispetto anche al numero delle sedute, consentendo il giusto spazio per tutti gli occupanti.

Tenendo presente che ciascuna postazione da riunione misura circa 80 cm, bisogna considerare anche un altro aspetto importante, ovvero è la strumentazione tecnologica che dovrà essere presente sul tavolo: schermi, monitor, microfoni, telecamere ed altro ancora. Proprio in funzione di tali strumenti, non bisogna inoltre dimenticare l'eventuale presenza di passacavi che sono quasi sempre integrati nella struttura del tavolo.

Altro elemento su cui riflettere è la durata stimata delle riunioni e se le metodologie di lavoro sono fisse o cambiano in funzione dei partecipanti. In questo caso, infatti, può essere utile pensare ad arredi flessibili (tipo scrivanie pieghevoli), che permettano di cambiare in fretta l'aspetto generale della stanza.

In ultimo, ma non in ordine di importanza, concentriamoci anche sul comfort che deve dare della sala riunioni a tutti i partecipanti. Parliamo ad esempio di migliorare l'acustica della stanza, mediante apposite soluzioni fonoassorbenti come pannelli, tendaggi e persino tappeti. Tutto ciò deve avvenire senza trascurare l'illuminazione, la quale deve essere adeguata sia in forma naturale che artificiale, anche qualora si utilizzassero monitor o si proiettassero immagini.

Il ruolo del tavolo nell'immagine aziendale

È importante a questo punto sottolineare la centralità della sala riunioni nell'immagine dell'azienda o dell'ufficio.

Essa funge in un certo senso da biglietto da visita, dato che è quasi sempre il luogo in cui un potenziale cliente viene accolto.

Va da sè quindi che l'arredo di quest'ambiente non può essere affidato al caso e deve essere curato nei minimi dettagli, partendo proprio dalla scelta del tavolo.

Il tavolo per la sala riunioni deve dunque rappresentare l'azienda in questione, abbinandosi però anche allo stile predominante dell'ufficio: può quindi essere di stampo classico o più moderno, in materiali come il vetro o il cristallo (che risultano particolarmente pregiati), ma anche in legno, melaminico e policarbonato, materiale molto in voga negli ultimi tempi grazie alla sua versatilità e alla sua particolare robustezza.

La scelta dello stile e del materiale è del tutto soggettiva, però non va sottovalutata, in quanto contribuisce anch'essa a rafforzare l'immagine aziendale che viene trasmessa sia allo staff che ai clienti.

La forma e le dimensioni 

I tavoli da riunione possono avere forme e dimensioni molto variabili, per questo la scelta può ricadere su diversi modelli, purché si tenga in considerazione il tipo di riunione che si andrà a svolgere e il numero dei partecipanti.

I tavoli per riunione sono almeno da 4 posti, anche se bisogna scegliere la loro grandezza anche in base alle dimensioni complessive della stanza. 

Il tavolo riunioni da 8 posti, per la sua dimensione, può essere considerato una via di mezzo tra tavoli ridotti e tavoli molto grandi, pertanto è perfetto per gli ambienti non molto capienti.

Se la sala lo permette e se c’è necessità di accogliere più persone, è possibile optare per tavoli da riunione da 10, 12 e persino 16 posti.

Tuttavia il tavolo da riunioni ideale deve essere non troppo piccolo né troppo grande, così da non risultare dispersivo se si è in pochi o sacrificato se si è in più del previsto; esso deve infatti consentire a tutti gli occupanti di potersi muovere agevolmente e di avere il giusto comfort.

Quanto alla forma del tavolo, non è mai casuale: si predilige la forma rettangolare per le riunioni di stampo più formale (con una netta divisione gerarchica, visto che i capi tendono ad occupare i lati più corti), mentre si scelgono tavoli quadrati o rotondi per le riunioni operative, in cui sia agevolato sia il contatto visivo che l'interazione tra i partecipanti.

Chiaramente non possiamo prescindere dalla situazione causata dalla pandemia da Covid-19 nel parlare delle dimensioni del tavolo per le riunioni, che vedono nuovi parametri di sicurezza dettati dal distanziamento interpersonale.

Va detto che molte riunioni si svolgono via internet attualmente, ma comunque è bene pensare che presto si tornerà alla normalità, usando tavoli di dimensioni notevoli (così da permettere il corretto distanziamento) e con meno partecipanti rispetto a prima.

L'arredamento della sala riunioni

L'intero arredo della sala riunioni andrebbe studiato adeguatamente, in modo da consentire a coloro che dovranno lavorare al suo interno di mantenere la giusta concentrazione e una buona produttività.

Ingredienti fondamentali degli arredi di una sala riunioni devono essere la multifunzionalità e la versatilità.

In una sala riunioni si trascorrono numerose ore, non solo lavorando, ma anche conversando e rilassandosi in vista di riunioni più o meno formali; importante è quindi l'interazione tra colleghi.

Vediamo quindi quali sono gli arredi protagonisti di una sala riunioni.

Il tavolo, come si è detto, deve essere scelto in base alle dimensioni della stanza, consentendo la massima libertà di movimento ai vari occupanti. Esso può essere rettangolare, quadrato, ovale o rotondo, purché garantisca una divisione gerarchica, laddove prevista, e un buon contatto visivo tra tutti. I materiali possono essere diversi, purché si rispetti lo stile generale degli ambienti.

Le sedute, siano esse sedie o poltroncine, devono garantire il comfort degli occupanti, molto spesso anche per parecchie ore consecutive. Ecco perché sono particolarmente indicate le sedie ergonomiche (come le poltrone da ufficio di Bellelli), che forniscono il giusto sostegno al corpo con la loro forma anatomica che si adatta perfettamente alla curva naturale della schiena. Le sedute di una sala riunioni possono essere dotate di braccioli, di rotelle e altri optional particolari a seconda dell’uso. Le rotelle ad esempio sono consigliate per tipologie di riunioni che prevedono un certo grado di dinamicità.

I complementi d'arredo completano le postazioni di lavoro e ne ottimizzano il comfort. Parliamo ad esempio dei pannelli fonoassorbenti (che hanno funzione decorativa, ma anche acustica), ma anche di espositori utili per organizzare il materiale per le riunioni, librerie e mobili contenitori, ma soprattutto di lampade in grado di garantire la migliore illuminazione possibile.

Lo stile d'arredo, ovviamente, dipende dai gusti personali; è utile però ricordare che la scelta dei colori è importante: si consiglia di non puntare su nuance come il bianco, il grigio o il beige, i quali possono trasmettere ai lavoratori un senso di freddezza, che può essere acuito dalle lampade al neon. 

Si consigliano invece tinte più vivaci, tipo quelle sul verde e blu, poiché sono colori in grado di incentivare un generale senso di benessere, oltre a migliorare la concentrazione e anche la produttività. 

Quindi si può decidere di puntare su tavoli con il piano di lavoro colorato, oppure su sedute multicolore, come le sedie in policarbonato colorate: l'importante è spezzare la monotonia con dei tocchi di colore.

Si può pensare ad arredi di stampo classico che riflettano il tono generale dell'azienda, ma anche a soluzioni più spiccatamente moderne per rappresentare l'attitudine al progresso: tutto deve rimandare all'immagine stessa dell'azienda.

Generalmente si preferiscono gli arredi più moderni, in quanto sono considerati più chic e di design, oltre al fatto che garantiscono maggiore versatilità e multifunzionalità degli spazi lavorativi; i materiali stessi contribuiscono a donare leggerezza e armonia agli ambienti, tra i quali il metallo, il vetro, il policarbonato.

In conclusione, la scelta del tavolo per la sala riunioni, come l'arredo stesso della stanza e delle altre zone, merita la giusta considerazione, poiché deve inserirsi armonicamente all'interno dell'azienda, rappresentandola al meglio sia verso i potenziali nuovi clienti, sia verso i collaboratori. 

Ogni cosa deve contribuire a creare l'ambiente di lavoro ideale, in cui potersi concentrare, interagire con i colleghi e con i superiori e, quando è possibile, magari rilassarsi un po’!